Potrivit legislației în vigoare, asociațiile de proprietari nu sunt ocolite de obligația de a respecta Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR) și nici de controalele Autorității de Protecția Datelor (ANSPDCP). De aceea, toți cei interesați de anunțuri imobiliare, care vizează locuințe la bloc, trebuie să știe că asociațiile nu au voie să le ceară copii ale actelor de identitate sau ale altor documente cu date personale pentru cartea de imobil. Cu alte cuvinte, asociațiile trebuie să aplice principiul prelucrării a cât mai puține date, strict necesare. În ghidul publicat pentru asociațiile de proprietari, ANSPDCP a subliniat că asociațiile nu ar trebui să ceară copii după diverse documente ale celor care locuiesc la bloc.
Protecția datelor trebuie respectată
ANSPDCP menționează: „În ceea ce privește înscrierea persoanelor în cartea de imobil, art. 94 din Norme prevede că aceasta se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere. Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă sau titlurilor de proprietate, normele stabilind că acestea pot fi doar verificate vizual pentru conformitate.” Este vorba despre Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români.
GDPR-ul impune tuturor celor ce prelucrează date să respecte câteva principii de bază, printre care:
-datele trebuie să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
-datele prelucrate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (reducerea la minimum a datelor).
Cele două principii trebuie avute în vedere și de asociațiile de proprietari. Astfel că a le solicita celor care locuiesc în bloc anumite copii după documente și diverse informații (profesia, de exemplu, care în mod definitiv poate fi considerată chiar irelevantă într-un atare context) poate fi considerat excesiv pe legislația de protecția datelor. Mai mult decât atât, solicitarea unor copii ale documentelor se traduce prin prelucrarea de date personale. Iar asta presupune, conform Legii nr. 190/2018, ca asociația să aibă angajat un responsabil cu protecția datelor.
Administratorii trebuie să fie calificați
O altă neregulă practicată încă, deși în afara legii, este aceea de a se numi administratori ai asociațiilor de proprietari fără ca aceștia să fie calificați în domeniu. Or, începând cu 1 ianuarie 2022, administratorii de bloc trebuie să dețină un certificat de calificare profesională pentru a-şi păstra funcţiile. Termenul anterior a fost prelungit la sfârșitul lui 2020. Legea nr. 294/2020 prevede că administratorii de bloc au putut obţine certificatul de calificare profesională până la data de 1 ianuarie 2022, pentru a putea să îşi păstreze funcţiile, conform noii legislaţii privind asociaţiile de proprietari. Anterior, termenul-limită pentru obţinerea acestui certificat era prevăzut de Legea nr. 196/2016 ca fiind 28 septembrie 2019, însă Guvernul a decis, în luna august din 2019, prelungirea până la 1 ianuarie 2021.
Potrivit Legii 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor, certificatul de calificare profesională reprezintă actul care dovedește calificarea profesională a persoanelor fizice pentru a fi administratori de bloc. În esență, pot fi atestate de primarul localității pentru a îndeplini ocupația de administrator de bloc doar persoanele care dețin un certificat de calificare.
Anterior apariției actualei legi a asociațiilor, administratorii de bloc aveau o singură obligație, și anume să fie atestați de către primar, nu să dețină și un certificat de calificare profesională.